Aktualności PIP od 2026 r.: kiedy umowa B2B może zostać uznana za etat – co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca 9 listopada, 2025

Poniżej przedstawiam omówienie projektu ustawy nowelizującej przepisy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Wyjaśniam, jak planowane zmiany mają się do obecnie obowiązujących regulacji oraz co w praktyce będą oznaczać dla przedsiębiorców, którzy współpracują z osobami zatrudnionymi na podstawie umów cywilnoprawnych lub w modelu B2B. Projekt ten szczególnie uderzy w branże IT, marketingowe i finansowe które wiadomo od lat prowadzą współpracę w modelu B2B.

1. Nowe uprawnienia PIP – szybsza ścieżka do ustalenia stosunku pracy

Zgodnie z obecnie obowiązującymi (jeszcze) przepisami PIP nie może sama „zamienić” umów cywilnoprawnych lub B2B w etat. Jeśli inspektor uzna, że dana osoba faktycznie wykonuje umowę o pracę (osobiste wykonywanie pracy, podporządkowanie, wyznaczone miejsce przez pracodawcę) to wówczas może wystąpić do sądu pracy z pozwem o ustalenie istnienia stosunku pracy lub też może skierować do pracodawcy polecenie lub wystąpienie o zmianę podstawy prawnej świadczenia pracy. Wystąpienie z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy przez inspektora pracy nie wymaga zgody osoby, na rzecz której inspektor występuje. Jednak jak wskazano w uzasadnieniu do projektu „uprawnienie to jest rzadko wykorzystywane przez inspektorów pracy, z uwagi na czasochłonność prowadzenia procesu sądowego oraz ryzyko przegrania sprawy, zwłaszcza przy braku współpracy ze strony osoby wykonującej pracę (obawiającej się np. utraty pracy), a także przewlekłość postępowań sądowych i długie oczekiwanie na rozstrzygnięcie sprawy”.

2. Co przewiduje projekt?

Projekt wprowadza zupełnie nowe narzędzie – zgodnie z projektem inspektor podczas kontroli (także zdalnej) w przypadku stwierdzenia, że stosunek prawny łączący strony wbrew zawartej między nimi umowie posiada cechy stosunku pracy będzie mógł wydać decyzję administracyjną o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy. Od takiej decyzji będzie przysługiwało odwołanie do Głównego Inspektora Pracy a następnie do sądu pracy. W odwołaniu takim przedsiębiorca będzie musiał wykazać, że współpraca prowadzona na podstawie kwestionowanej umowy nie ma cech stosunku pracy. Zgodnie z projektem w decyzji inspektor PIP wskaże m.in. rodzaj umowy o pracę, datę jej zawarcia, rodzaj pracy, wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia za pracę. Uwaga – jeżeli zgromadzony przez inspektora pracy materiał dowodowy nie pozwoli na ustalenie wynagrodzenia za pracę to wówczas zostanie wskazane minimalne wynagrodzenie za pracę, o którym mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.  Co więcej decyzja taka podlegać będzie natychmiastowemu wykonaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą z nawiązaniem stosunku pracy oraz obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych powstałymi od dnia jej wydania. Wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji w tym zakresie. Wykonanie decyzji będzie podlegało wstrzymaniu jedynie w zakresie skutków jakie przepisy prawa wiążą z obowiązkami w zakresie podatków powstałymi przed dniem wydania decyzji oraz obowiązkami w zakresie ubezpieczeń społecznych powstałymi przed dniem wydania decyzji do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia prawomocnego orzeczenia sądu. Tak więc, od dnia wydania decyzji pracodawca będzie musiał zgłosić osobę do ZUS oraz uruchomić payroll pracowniczy, prowadzić akta osobowe, czy też udzielać urlopów.

Zgodnie z projektem, jeśli sąd prawomocnie uchyli decyzję inspektora to i tak przyjmuje się, że w okresie od dnia doręczenia decyzji pracodawcy do momentu wydania prawomocnego wyroku istniał stosunek pracy.  Innymi słowy – nawet jeśli sąd przyzna ostatecznie rację przedsiębiorcy, to przez cały okres trwania postepowania sądowego będzie traktowany tak, jakby dana osoba była pracownikiem, z pełnymi skutkami wynikającymi z prawa pracy.

Jak widać powyżej, inspektorzy będą dysponować ogromnie dotkliwym narządzeniem zarówno dla osób zatrudnionych na B2B jak i dla przedsiębiorców. 

3. Czy to wszystkie zmiany?

Nie, dla przedsiębiorców to nie wszystkie zmiany, w tym samym projekcie ustawy ustawodawca przewidział podniesienie widełek grzywien w przepisach Kodeksu pracy. Zgodnie z projektem np. w przypadku zawarcia umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna być zawarta umowa pracę przedsiębiorca będzie mógł otrzymać  karę grzywny od 2000 zł do 60 000 zł (obecnie jest to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł), taką podwyższoną karę grzywny przedsiębiorca będzie mógł też otrzymać za brak potwierdzenia na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy czy też za naruszenia przepisów o czasie pracy lub przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych.   

4. Które sytuacje wiążą się z największym ryzykiem? Na jakiej podstawie inspektor może stwierdzić, że umowa B2B to umowa o pracę?

Zacznijmy w takim razie od odpowiedzi na pytanie jakie cechy charakterystyczne ma stosunek pracy? W tym zakresie należy wskazać na: dobrowolność, osobiste świadczenie pracy w sposób ciągły, podporządkowanie, wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy ponoszącego ryzyko związane z zatrudnieniem oraz odpłatny charakter zatrudnienia. Aby mówić o tym, że dana umowa jest umową o pracę to wszystkie elementy które wymieniłam powyżej muszą wystąpić łącznie jednak mogą one występować z różnym natężeniem. W komentarzach do kodeksu pracy autorzy często podkreślają, że o charakterze umowy o pracę nie może przesądzić tylko jeden element, ale powinny być brane wszystkie okoliczności faktyczne.

Jeśli z umów, które masz zawarte jako umowy cywilnoprawne wynika, m.in., że:

• narzucasz miejsce, czas pracy, stałe godziny;
• osoba zatrudniona nie ponosi ryzyka biznesowego np. brak kosztów własnych, wypłacane jest stałe wynagrodzenie niezależne od wyników;
• osoba zatrudniona funkcjonuje w określonej hierarchii, ma przełożonego, wydawane są polecenia;
• wydawane są zgody na urlop; 
• zakazano współpracy z innymi podmiotami (wyłączność);
• raportowane są efekty pracy;
• nie ma możliwości podzlecania zadań (występuje brak swobody organizacji pracy)

to istnieje bardzo duże ryzyko, że podczas kontroli taka właśnie umowa zostanie uznana za umowę o pracę.  

Ważna podczas kontroli będzie także „praktyka” wykonywania umowy, należy bowiem pamiętać, że gdyby doszło do sytuacji, że część postanowień umownych ma jedynie charakter pozorny i zostały one prowadzone z zamiarem obejścia przepisów to taki stosunek także będzie mógł być uznany za stosunek pracy. Inspektorzy będą w szczególności zwracać uwagę na podporządkowanie danej osoby do zasad wykonywania obowiązków – podporządkowanie dobrze odróżnia stosunek pracy od współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej. Takie podporządkowanie oznacza, że pracownik nie decyduje samodzielnie o sposobie, miejscu oraz czasie wykonywania zadań a funkcjonuje w ramach poleceń i organizacji pracodawcy. Dodatkowo, jeśli podczas kontroli okaże się, że pracodawca dostarcza narzędzia, sprzęt, systemy informatyczne, zobowiązuje do przestrzegania procedur a pracownik jest tylko częścią zorganizowanego procesu a ponadto osobie z którą współpracuje przedsiębiorca wydawane są polecenia to raczej będzie to świadczyć o tym, że osoba świadczy pracę w ramach umowy o pracę, mimo że np. umowa która jest zawarta z taką osobą nazywa się umową zlecenia. 

5. Co jako przedsiębiorca powinienem teraz zrobić?

W tym momencie to jeszcze dobry czas, aby zweryfikować jakie przedsiębiorca posiada umowy i jak faktycznie wygląda współpraca z osobami na B2B. Oczywiście nie namawiam do rezygnacji ze wszystkich umów B2B, ale zachęcam aby sprawdzić czy warunki wykonywania umów nie przypominają w praktyce klasycznego stosunku pracy. To też dobry czas na szkolenia dla menadżerów i kadry zarządzającej która może w sposób zupełnie nieświadomy tworzyć pozory stosunku pracy zarządzając osobą na B2B jak podwładnym i używają takich pojęć jak „grafik”, „urlop” czy też „przełożony”.

6. Jakie konsekwencje finansowe będą wiązały się z uznaniem umowy B2B za umowę o pracę

Uznanie współpracy B2B za stosunek pracy nie będzie tylko formalną zmianą, jeśli umowa B2B w drodze decyzji czy też w wyniku wyroku sądowego zostanie uznana za umowę o pracę to będzie się to wiązało także z często bardzo kosztownymi konsekwencjami finansowymi. Należy pamiętać o kwestii rozliczeń zarówno z ZUS jak i US. Przedsiębiorca może zostać obciążony obowiązkiem zapłaty składek do ZUS (opłacenia pełnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za cały okres trwania umowy) jak i może stracić prawo do odliczenia VAT z faktur, które dotychczas były wystawiane przez zleceniobiorcę. W tym zakresie konieczne będzie także skorygowanie kosztów uzyskania przychodu.  Dodatkowo przedsiębiorca będzie musiał udzielić np. zaległy urlop lub wypłacić ekwiwalent czy też dokonać ewentualnie wypłatę z premii regulaminowych, dodatków. W efekcie uznanie umowy B2B za stosunek pracy może oznaczać dla firmy znaczące obciążenie finansowe, dlatego tak ważne jest aby już teraz dokonać weryfikacji umów i przygotować odpowiednią dokumentacją – zanim zrobi to inspektor PIP.

adw. dr Alicja Sytek

Jeśli potrzebujesz wsparcia w powyższym temacie i chciałbyś dokonać przeglądu swoich umów razem z Kancelarią to skontaktuj się z nami.